SMART laatukriteerien käyttö tavoitteiden arvioinnissa

Lahti toteutti syksyllä 2013 Kouvolan kanssa yhteistyössä vertaisarvioinnin Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmästä. Arviointimenetelmänä käytettiin SMART-laatukriteereihin perustuvaa tavoiteanalyysiä.

Kouvolan ympäristöjärjestelmään sisältyy menettely, jossa jokainen kaupungin toimiala määrittelee tulevan talousarviovuoden ympäristötavoitteet. Nämä tavoitteet kirjataan koko kaupungin yhteiseen talousarvio- ja strategiajärjestelmään Ratsuun.

Vertaisarvioinnin haastattelu­vaiheessa syksyllä 2013 nostettiin erityiseksi tavoitteeksi arvioida, kuinka talousarvion ympäristövuositavoitteiden asettamisen käytäntöjä voitaisiin Kouvolassa kehittää nykyisestään.

Tavoiteanalyysi arviointimenetelmänä

Arviointimenetelmäksi valittiin SMART-laatukriteereihin perustuva tavoiteanalyysi. Lyhenne tulee englanninkielisistä hyvän tavoitteen kriteereistä, jotka ovat: Specific (täsmällinen), Measurable (mitattava), Achievable (saavutettava), Realistic (realistinen) ja Time-targeted (aikataulutettu). Vertaisarviointityön aikana laaditussa taulukossa käytettiin vapaita suomennoksia. Luokittelua muokattiin siten, että saavutettavuus (A.) ja realistisuus (R.) yhdistettiin ja lisäksi mukaan otettiin luokka Vaativuus, joka tässä tarkoittaa riittävän kunnianhimoista.

Kukin tavoite arvioitiin sanallisesti jokaisella osa-alueella. Numeerista arviointia ei tehty, koska ei nähty tarpeelliseksi vertailla tavoitteita keskenään vaan pikemminkin kiinnittää huomioita tavoitteiden asettamisen laatuun jatkossa. Kouvolan talousarvio- ja strategiajärjestelmä Ratsuun kirjattujen tavoitekohtaisten mittareiden osuus voi olla merkittävä tavoitteen arvioinnissa. Lisäksi tavoitteiden puutteita voi ainakin joiltain osin korjata täsmentämällä niitä yksiköiden ja toimialojen käyttösuunnitelmissa.

Ratsuun kirjattujen yksittäisten tavoitemuotoilujen taulukossa esitetty arvio ei näin ollen anna täyttä kuvaa niiden laadusta. Myöskään eri strategialinjoille kirjattujen tavoitteiden mahdollisten synergiaetujen tai ristiriitaisuuksien arviointia ei vertaisarvioinnissa tehty. Aikataulu -arviointisaraketta ei juurikaan täytetty, sillä lähtökohtana on, että tavoitteet toteutetaan vuoden 2014 aikana. Taulukossa mittarit on ryhmitelty päämäärän ”Laadukas ympäristö” strategiavalintojen mukaisesti.

Tavoitteiden purkaminen täsmällisemmiksi

Monet kirjatut tavoitteet ovat sinällään melko yleisiä ja vaikeasti rajattavia. Monet tavoitteista on muotoiltu ”ylätavoitteiksi” ja ne ovat vuositavoitteiksi liian väljiä, koska ne pitävät sisällään selvästi pidemmän prosessin; eli vuodessa tai kahdessa ei asiassa vielä luultavasti päästä kovin pitkälle. Tavoitteiden vahvuus (tai heikkous) ilmenee vasta tarkemmassa suunnittelussa; eli kuinka ne näkyvät esim. yksiköiden toimintasuunnitelmissa ja niiden varsinaisessa toteuttamisessa. Voitaisiinko jatkossa tehdä niin, että ensin määritettäisiin tuo ylätavoite ja sitä täsmennettäisiin alatavoitteiden avulla?

Aika moni tavoite on vielä ns. perustan rakentamista ja liittyy koko ympäristöjärjestelmän kehittämiseen. Moni suunnitelma tai raportti on perustavaa laatua ja siksi tärkeä saada toteutettua ennen toiminnan jatkokehittelyä.

Toiminnalliset tavoitteet ovat koko strategialähtöisen ympäristöprosessin kannalta keskeinen osa järjestelmää ja siksi olisi hyvä, jos ne valmisteltaisiin yksiköissä laajemmalla konklaavilla. Koska suurin osa tavoitteista on aika yleispiirteisiä ja väljiä, on myös tärkeä purkaa ne yksiköissä täsmällisemmiksi toimenpiteiksi ja vastuuttaa, resursoida sekä aikatauluttaa niiden toteuttaminen tarvittavan yksityiskohtaisesti.

Tavoite olisi hyvä aloittaa tekemistä tarkoittavalla sanalla. Esim. viimeinen tavoite voitaisiin muotoilla seuraavasti: ”Kartoitetaan kaupungin omistamat…”. Näin tavoite kuulostaa aktiivisemmalta ja on motivoivampi (”muodollakin on merkitystä”).

Monessa tavoitteessa on selvä kytkentä vuoden 2014 talousarvioon ja ne toteutuvat välillisesti tarkempien käyttösuunnitelmien kautta. Onko järjestelmään mahdollista sisällyttää jonkinlainen ”väliarvio” valtuuston talousarviopäätöksen jälkeen.

LÄHTEET

Vertaisarvio Kouvolan kaupungin ympäristöjärjestelmästä. Kouvolan talousarvio- ja strategiajärjestelmä Ratsuun kirjattujen ympäristötavoitteiden arviointitaulukko.

LISÄTIETOA

Timo Permanto, ympäristönsuojelusuunnittelija, timo.permanto@lahti.fi

15.10.2014